Dématérialisation
Le passage à la dématérialisation est souvent lié ou consécutif à des modifications de l’organisation de l’entreprise, comme le passage d’une logique d’agences à une logique de Centre de Relation Client, ou bien la recherche de gains de temps et de performances sur la relation client. Les différents aspects à aborder pour la mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation sont les suivants :
Etude de l’existant (documents et processus) :
La plateforme de dématérialisation vient s’insérer dans une infrastructure et une organisation existantes, pour remplacer les traitements effectués en toute ou partie sur le support papier. Il est donc nécessaire de recenser l’existant.
Les processus recensés précédemment doivent être adaptés pour prendre en compte l’arrivée de la plateforme de dématérialisation et bénéficier des avantages qu’elle peut apporter. Il faut notamment définir les niveaux de service attendus pour chaque fonds, les volumes de chaque fonds, les priorités entre fonds en cas de surcharge au-delà des volumes prévus…Les données produites par la dématérialisation viendront alimenter les nouveaux processus et doivent donc être de la granularité et de la finesse nécessaires.
Le minimum nécessaire étant très souvent le typage de chaque document suivant une granularité plus ou plus fine et l’identification du client émetteur de l’envoi. En savoir plus sur le typage.
La solution de numérisation nécessite différentes étapes :
- Construction du centre de numérisation
Généralement, le centre de numérisation est organisé en ilots de production, traitant les documents des différentes familles documentaires. Ce type d’organisation permet une mutualisation en regroupant les mêmes types de compétence aux mêmes endroits et un management des équipes par pôle de compétence.
- Constitution et formation des équipes
- Gestion des données de numérisation
Imagidoc propose une application de pilotage et de reporting pour le traitement et le suivi de la numérisation des documents jusqu’à leur transmission à l’acteur final.
GED
Imagidoc propose également une application complète de GED pour le traitement des plis numérisés. Les documents sont affectés à différents répertoires, organisation rendue possible grâce aux index remontés par la numérisation. Les utilisateurs (ou groupe d’utilisateurs), suivant leur pôle de compétence dans l’entreprise, disposent uniquement des plis concernant leur métier. Les interfaces permettent un accès simple et affichent des informations du pli en cours mais également des données complémentaires concernant le foyer, les plis envoyés pour le même dossier. Cela permet un traitement rapide des plis.
Différentes fonctionnalités sont mises en place pour le traitement d’un pli :
· traitement
· demande de report
· transfert à un autre service
· etc.
L’architecture mise en œuvre est une architecture n-Tiers avec rupture protocolaire, respectant des contraintes de sécurité informatiques importantes (utilisation de certificats pour les communications entre les différents tiers notamment).